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Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Ihre Nachricht einschließlich Ihrer Kontaktdaten wird, soweit dies zur Aufgabenerfüllung notwendig ist, in unsere Datenbanken (Dokumentenmanagementsystem, Kontaktlisten, Fachsoftware) eingepflegt. Zugriff auf die Daten haben nur die Mitarbeiter des AIK, die mit der Bearbeitung Ihrer Nachricht beauftragt sind, sowie deren Vorgesetzte. Grundsätzlich haben auch die Administratoren Zugriff auf die Daten, dies aber nur, sofern dies aus administrativen Gründen in speziell festgelegten Fällen erforderlich ist.

Ihre Daten werden ausschließlich für den Zweck verwendet, zu dem sie uns übergeben wurden, sofern nicht Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmen.

2. In folgenden Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet

2.1 Kontakt über das Internet  

Beim Zugriff auf unsere Internetseiten wird zwangsläufig Ihre die von Ihnen genutzte IP-Adresse verarbeitet, um unserem Server die Möglichkeit zu geben, Ihrem Gerät die angeforderten Informationen (Text und Bilder der jeweiligen Seite) zur Verfügung zu stellen. Die dabei anfallenden Verbindungsdaten werden anonym protokolliert. Zweck der Protokollierung ist die Sicherstellung der IT-Sicherheit des Webservers. Wenn Sie über unser Kontaktformular auf unserer Homepage mit uns in Verbindung treten, geht Ihre Nachricht als E-Mail im Landratsamt ein (siehe unten 2.3). Die Daten, die Sie im Kontaktformular in die Felder eintragen, werden kurzzeitig auf unserem Webserver gespeichert. Die Übertragung der eingegebenen Daten von Ihrem Webbrowser an unseren Server erfolgt verschlüsselt. Die Weiterleitung an das Landratsamt ist ebenfalls verschlüsselt. Für die Nutzung des Kontaktformulars gelten die gleichen Hinweise wie für den Kontakt per E-Mail unter Punkt 2.3.

2.2 Telefonischer Kontakt

Bei einem Anruf wird Ihre Rufnummer, sofern die Übermittlung nicht unterdrückt wird, der Zeitpunkt, sowie die Dauer des Anrufs für eine gewisse Zeit auf dem jeweiligen Telefon im Landratsamt gespeichert (die letzten 60 Anrufe). Unsere Mitarbeiter speichern weitere Daten zunächst nicht, es sei denn, Sie wünschen dies ausdrücklich. In diesem Fall werden Ihre Kontaktdaten aufgenommen und Sie erhalten dann weitere Informationen über den Umgang mit Ihren Daten nach Artikel 13 DS-GVO im Schriftwege. Weiterhin werden die Verbindungsdaten ausgehender Gespräche (ohne Gesprächsinhalte) auf einem internen Server für maximal 12 Monate zur internen Gebührenabrechnung protokolliert.

2.3 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie sich per E-Mail an uns wenden, wird Ihre E-Mail auf unserem E-Mail-Server gespeichert. E-Mails an personalisierte E-Mail-Adressen werden dem zuständigen Mitarbeiter zugeleitet, E-Mails an Funktionsadressen (z.B. amt@ilm-kreis.de) kommen im jeweiligen Sekretariat oder einem im Amt damit beauftragten Mitarbeiter an, der sie an den zuständigen Bearbeiter weiterleitet. Im Normalfall werden die E-Mails in unserem Dokumentenmanagementsystem oder lediglich im E-Mail-Programm verwaltet.

2.4 Kontakt per Brief

Briefe werden mit Eingangsdatum, Absender, Empfänger und kurz beschriebenem Anliegen in den jeweiligen Sekretariaten in unserem Dokumentenmanagementsystem erfasst und unmittelbar an den zuständigen Bearbeiter weitergegeben. Der Zugriff auf diese Daten ist auf die Sekretariatsmitarbeiter und die Vorgesetzten des Bereichs beschränkt.

2.5 Kontakt per Fax

Wenn Sie sich per Fax an uns wenden, ist der gleiche Ablauf wie unter 2.4 gegeben. Die Faxnummer wird in unserem Faxgerät systembedingt gespeichert.

2.6 Kontakt über die Abfall App

Beim Zugriff auf die Abfall App werden Ihre Daten nur zum Zweck der in der App und den online verfügbaren Funktionen wie zur Kontaktaufnahme und für statistische Zwecke verarbeitet (z. B. zur Information über individuellen Abfallentsorgungstermin wird die Adresse erfasst, Kontaktaufnahme mit dem Anbieter bzw. dem Landratsamt Ilm-Kreis). Die Grundfunktionen der Smartphone App lassen sich anonym nutzen, also ohne Verwendung einer E-Mail Adresse. Damit Sie online über Ihre persönlichen Abfuhrtermine informiert werden können, müssen Sie Ihren Ort/Ihre Straße und mitunter die Hausnummern angeben. Erst erweiterte Funktionen verlangen persönliche Daten. Diese geben Sie speziell für den gewünschten Zweck freiwillig ab.

Beim ersten Start der App wird eine App-ID generiert, welche je installiertet App unverändert bleibt. Die aktuelle IP-Adresse des Endgerätes wird serverseitig weder erhoben noch gespeichert. Innerhalb der App besteht die Möglichkeit, Informationen anhand der aktuellen GPS-Position des Endgerätes abzurufen. Die dabei an den Server zu übermittelnden GPS-Koordinaten werden weder in der App noch serverseitig gespeichert und dienen lediglich zur Filterung der abzurufenden Daten.
Die GPS-Daten werden nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Users ermittelt und zwar immer dann, wenn eine entsprechende Funktion in der App genutzt wird. Ein Ermitteln der Daten im Hintergrund findet nicht statt.

Wenn Sie über das Kontaktformular in der App mit uns in Verbindung treten, geht Ihre Nachricht als E-Mail im Landratsamt Ilm-Kreis, Abfallwirtschaftsbetrieb Ilm-Kreis, ein (siehe unter 2.3). Die Daten, die Sie im Kontaktformular in die Felder eintragen, werden kurzzeitig auf unserem Webserver gespeichert. Die Übertragung der eingegebenen Daten von Ihrem Webbrowser an unseren Server erfolgt verschlüsselt. Die Weiterleitung an das Landratsamt ist ebenfalls verschlüsselt. Für die Nutzung des Kontaktformulars gelten die gleichen Hinweise wie für den Kontakt per E-Mail unter Punkt 2.3.

Informationen zu Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Kontaktdaten des Verantwortlichen nach Art. 13 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO

Frau Petra Enders
Landrätin
Ritterstraße 14
99310 Arnstadt

Telefon: 03628 738-100

E-Mail: blr@ilm-kreis.de

De-Mail: blr@ilm-kreis.de-mail.de

Raum: 261


Kontaktdaten des behördeninternen Datenschutzbeauftragten nach Art. 13 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO 

Datenschutzbeauftragter
Ritterstraße 14
99310 Arnstadt

Telefon: 03628 738-117

E-Mail: datenschutz@ilm-kreis.de